Allemagne : La pratique des affaires

Culture des affaires

Les principes fondamentaux de la culture des affaires

La culture d'entreprise allemande est marquée par l'organisation, la planification et le perfectionnisme. Les relations commerciales sont très formelles et reflètent les valeurs allemandes d'ordre, de confidentialité et de ponctualité.

Une hiérarchie verticale stricte est établie et respectée, et le processus de prise de décision se déroule au sommet de l’entreprise. Le respect de l'autorité est important et les subordonnés contredisent ou critiquent rarement leurs supérieurs en public.

Les relations personnelles sont rarement nécessaires pour faire des affaires et la vie professionnelle et personnelle est séparée de manière rigide. Pour établir et entretenir des relations commerciales, il est essentiel de suivre le protocole établi et de respecter le caractère formel du style de communication. Les déjeuners d’affaires seront organisés plus tard dans la relation et constitueront une excellente occasion d’établir une relation plus étroite.

Le premier contact

Être présenté par une tierce partie peut être un atout. Vous pouvez faire appel à une banque, à un représentant allemand ou à la Handelskammer (chambre de commerce et d’industrie) dans la mesure du possible. Il est recommandé d’être en relation par téléphone d'abord afin d'identifier le bon contact, puis de confirmer votre intérêt par e-mail, de rappeler et d'organiser une réunion. Les rendez-vous sont généralement fixés de 10h à 16h ; le déjeuner (13h-15h) et le vendredi après-midi sont souvent évités.

La gestion du temps

La ponctualité est extrêmement importante et il est judicieux d’arriver à une réunion 15 minutes à l’avance. En cas de retard, il est impératif d'informer vos interlocuteurs. Les réunions respectent des ordres du jour stricts, y compris les heures de début et de fin.

Les salutations et les titres

Lorsque vous rencontrez quelqu'un pour la première fois, donnez-lui une poignée de main courte et ferme et maintenez un contact visuel, mais évitez de regarder pendant de longues périodes inconfortables. Une distance acceptable doit être maintenue. Vous devez vous adresser à vos interlocuteurs par leur nom précédé de «Mr» ou «Mrs», ou éventuellement par un titre («Dr» par exemple). Les titres universitaires peuvent être importants pour les Allemands.

La politique de cadeaux

Les cadeaux ne sont généralement pas échangés lors de réunions de travail, mais de petits cadeaux peuvent convenir à la conclusion des négociations.

Le code vestimentaire

Le code vestimentaire des entreprises allemandes est conservateur, sobre et formel. Les hommes devraient porter un costume et une cravate, tandis que les femmes devraient porter un costume.

Les cartes de visite

Les cartes de visite sont échangées assez rapidement après le début d'une réunion. Elles doivent être en anglais et, sauf si vous vous êtes déjà installés en Allemagne, il ne faut pas nécessairement les faire traduire en allemand. Vous devriez inclure tout diplôme supérieur ou honneurs avec votre nom.

La gestion de réunions

Lors des premières réunions (qui ne durent pas plus d'une heure), les Allemands préfèrent généralement se mettre au travail et se contentent de petites conversations préliminaires brèves.
 
Il est impératif d’être bien préparé et d’avoir des arguments solides, car les Allemands attendent souvent des réponses informatives et bien documentées à leurs questions. Les avis des experts invités à assister à la réunion seront déterminants. Votre présentation doit être précise et s'appuyer sur des faits, des chiffres, des tableaux et des graphiques. Les Allemands élaborent généralement des plans prudents, comprenant des plans de repli et des mesures d’urgence, afin d’éviter les imprévus. De nombreux documents seront produits pour élaborer et confirmer les discussions.
 
Comme les réunions ont tendance à être sérieuses et formelles, évitez toute ironie et n'interrompez pas les participants. Le style de communication des Allemands peut être très direct, et peut parfois paraître brutal. Il est important de maintenir un contact visuel direct lorsque vous parlez et d’éviter les comportements conflictuels ou les tactiques de mise sous pression. Il est préférable de garder le silence si la parole ne vous a pas été donnée ou si vous n'êtes pas en mesure de faire une contribution éclairée.
 
La culture des déjeuners d’affaires est moins répandue en Allemagne que dans d’autres pays européens. Des déjeuners d’affaires seront organisés plus tard dans la relation et seront une occasion d’aller au-delà des questions purement professionnelles. Si votre partenaire offre le déjeuner, vous devriez l’inviter à venir dans votre pays, où vous pourrez lui rendre la pareille.

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